ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

A.    Mengumpulkan / meghimpun ,

yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

B.     Mencatat,

yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

C.     Mengolah,

yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam   bentuk yang lebih berguna.

D.    Menggandakan,

yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

E.     Mengirim

Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya

F.      Menyimpan,

yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

G.    Melakukan Komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

H.    Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk.

I.       Pekerjaan Lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Pengelompokan Pekerjaan Kantor  di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik, dan chard.

2.      CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR

A.    BERSIFAT PELAYANAN

karna pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien

B.     BERSIFAT TERBUKA DAN LUAS

artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun

C.     DILAKSANAKAN OLEH SEMUA PIHAK DALAM ORGANISASI

karna pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun

3.      HASIL JASA ATAU PRODUK PEKERJAAN KANTOR

A.    Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

B.     Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

C.     Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

D.    Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung

E.     Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.